Factuurvoorwaarden en e-facturen

Factuurvoorwaarden

Hoe kan ik een factuur versturen naar de Provincie Fryslân

U kunt uw factuur op verschillende manieren naar de Provincie Fryslân versturen:

  • Als e-factuur;
  • Als pdf-factuur;
  • Per post.

Voor een snellere verwerking van uw factuur, verzoeken wij u om een e-factuur via het netwerk van Peppol (voorheen Simplerinvoicing) te versturen. Uw factuur wordt rechtstreeks naar de inkoper/contactpersoon van de Provincie Fryslân doorgestuurd. Voor uitleg en instructies betreffende de e-factuur, verwijs ik u naar de uitleg over het versturen van e-facturen naar de Provincie Fryslân.

Algemene factuurvoorwaarden

Op elke factuur dient – naast de wettelijke eisen - het volgende vermeld te worden:

  • Ons kenmerk van de opdrachtbrief;
  • Naam van de inkoper/contactpersoon;
  • Verplichtingnummer (AGV) en/of routenummer.

Deze gegevens zijn aan u kenbaar gemaakt bij de opdrachtverlening. Hebt u deze gegevens niet ontvangen, dan verzoek ik u om contact op te nemen met (de inkoper/contactpersoon van) de Provincie Fryslân.

Uw factuur moet altijd aan de wettelijke eisen voldoen. Een overzicht hiervan vindt u op de website van De Belastingdienst.

Indien een ontvangen factuur niet verwerkt kan worden, krijgt u hiervan bericht. Voorbeelden van een niet verwerkbare factuur zijn:

  • Het niet voldoen aan de factuurvoorwaarden;
  • Het niet voldoen aan de wettelijke eisen;
  • Geen goedkeuring van de budgethouder.

Factuurvoorwaarden e-factuur

U kunt een e-factuur alleen versturen via het netwerk van Peppol. In het netwerk van Peppol kunt u ons vinden via het organisatie-identificatienummer (OIN) 00000001001032823000.

Daarnaast wil ik u op het volgende wijzen:

Indien uw e-factuur niet bij ons afgeleverd kan worden, doordat er technisch iets mis is met de e-factuur, dan heeft de Provincie Fryslân hier geen zicht op; er heeft immers geen aflevering plaatsgevonden. Uw dienstverlener, die voor u de e-factuur via het netwerk van Peppol heeft verzonden, ontvangt hiervan volgens de stelselafspraken daarentegen wel een bericht. U dient met uw dienstverlener een werkwijze hiervoor overeen te komen;

  • Er wordt géén bevestigingsbericht verstuurd van de ontvangst van een e-factuur;
  • Een e-factuur, die niet via het netwerk van Peppol is verstuurd wordt niet verwerkt;
  • Een e-factuur, die als bijlage in de e-mail is opgenomen wordt niet verwerkt;
  • Als u een e-factuur verstuurt, verstuur deze factuur niet nog een keer per post en/of als pdf via e-mail.

Factuurvoorwaarden pdf-factuur

U stuurt uw pdf-factuur via e-mail als bijlage naar facturen@fryslan.frl; 

  • Gebruik alleen pdf-formaat;
  • Eén factuur per pdf-bestand;
  • In één e-mail kunt u meerdere pdf-facturen opnemen, daar zit geen beperking aan;
  • Factuur en bijlage(n) moeten in één pdf-bestand aangeleverd worden;
  • Als u de factuur per e-mail verstuurt, verstuur deze dan niet nog een keer per post en/of via e-factuur.

Factuurvoorwaarden factuur per post

U kunt uw factuur sturen naar:

Provincie Fryslân
T.a.v. Crediteurenadministratie
Postbus 20120
8900 HM  Leeuwarden

Uitleg versturen e-facturen naar de Provincie Fryslân

Sinds 18 april 2019 is het voor leveranciers van de Provincie Fryslân mogelijk om elektronische facturen (e-facturen) te sturen.

Wat is een e-factuur?

Een elektronische  factuur (e-factuur) is een digitaal bestand (maar geen pdf) dat vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch kan worden verwerkt in het andere systeem.

Waarom e-factureren?

Ieder jaar versturen bedrijven binnen Nederland zo’n 12 miljoen facturen aan de overheid. Handmatige verwerking van facturen via post of e-mail kost veel tijd en geld. En geeft kans op fouten.

Voordelen van e-factureren

De voordelen van e-factureren zijn onder andere:

  • Gemak. De verwerking verloopt automatisch;
  • Snellere verwerking. De papierstroom blijft achterwege;
  • Nauwkeuriger. Geen fouten door handmatige verwerking;
  • Goedkoper. Geen print- en portokosten.

Hoe stuur ik een e-factuur naar de Provincie Fryslân?

U kunt een e-factuur op verschillende manieren naar de Provincie Fryslân sturen. Dat kan geautomatiseerd vanuit uw eigen (boekhoud)softwarepakket via het netwerk van Peppol of handmatig via factuurportalen binnen het Peppol netwerk.

E-factuur vanuit uw (boekhoud)softwarepakket

Vanuit de meeste boekhoud- en facturatiesoftware kunt u inmiddels e-factureren. Controleer of uw ICT-leverancier of -dienstverlener hiervoor op dit moment samenwerkt met Peppol om te kunnen e-factureren. Peppol is een netwerk van dienstverleners met koppelingen tussen verzenders en ontvangers van e-facturen. Via dit netwerk kunnen ook andere overheidsorganisaties en het bedrijfsleven bereikt worden.

E-factuur via online portalen

Gebruikt u geen (boekhoud)softwarepakket en verstuurt u maar weinig facturen? Dan is het handmatig invoeren van facturen via een online portaal van een dienstverlener binnen het Peppol netwerk een mogelijkheid. Deze dienstverleners creëren voor u een e-factuur en leveren die af bij de Provincie Fryslân.